Het openbaar belang dat door de verbonden partij wordt behartigd

Het beheer van archiefbescheiden vindt normaliter plaats door de verschillende overheden zelf op grond van de Archiefwet 1995. De hoofdtaak van het Gelders Archief is het beheren van de archiefstukken en collecties van de gemeenten Arnhem, Renkum, Rheden, Rozendaal en het Rijksarchief Gelderland. Het Gelders Archief draagt zorg voor het behoud van archieven van overheden en particulieren die voor blijvende bewaring in aanmerking komen. Dit is een wettelijke taak op basis van de Archiefwet. Daarnaast maakt het Gelders Archief archieven toegankelijker, draagt zorg voor excursies en ontwikkelt onderwijsprogramma’s.

Zeggenschap

Het Algemeen Bestuur bestaat uit 6 leden. De gemeenten Renkum, Rozendaal en Rheden hebben één gezamenlijk lid aangewezen, de burgemeester van Renkum, mevrouw A.M.J. Schaap.

Programmadoelstelling

Diverse: geen eenduidig raakvlak met een individuele subdoelstelling. Het Gelders Archief beheert ons blijvend te bewaren archief; draagt hiermee bij aan een toegankelijke en transparante overheid en aan kennisverspreiding over het verleden van onze gemeente.

De beleidsvoornemens

Gelet op de wijze waarop het Gelders Archief het openbaar belang behartigt, is er voor de gemeente, op dit moment, geen directe aanleiding om het beleid te wijzigen.

Wel volgen wij de beleidsontwikkelingen bij het Gelders Archief op de voet. In 2013 is er een initiatief gestart om met de deelnemers van de Gemeenschappelijke Regeling te onderzoeken hoe wij aankijken tegen de beleidsontwikkelingen (i.c. inrichting e-depot) bij het Gelders Archief. Dit vanuit de gedachte dat de dienstverlening van het Gelders Archief (ook) op de lange termijn aan moeten kunnen blijven sluiten op onze vraag c.q. behoefte.
In juli 2017 is het programmaplan en de begroting 2018 door het bestuur van het Gelders Archief vastgesteld. In het programmaplan wordt uitvoerig ingegaan op de doelstellingen en activiteiten voor het begrotingsjaar 2018.

Financiële informatie

Risico’s

1. Ten aanzien van exploitatie:
Het Gelders Archief verwacht voor 2018 een exploitatieresultaat van € 0.  

De economische situatie heeft invloed op de organisatie door vermindering van prijscompensatie. Daarnaast hebben mogelijke bezuinigingen van de overheid een negatieve invloed op het resultaat, zeker indien onvoldoende rekening wordt gehouden met frictiekosten.

2. Ten aanzien van digitalisering en e-depot:
Het Gelders Archief is innovatief in diverse pilots. Er zal nog veel geïnvesteerd moeten worden in digitalisering. Hiervoor blijven extra gelden en nieuwe geldstromen noodzakelijk.
Bij de herhuisvesting wordt uitgegaan van verregaande digitalisering. Om de klant hier zo optimaal mogelijk in te bedienen, zijn extra investeringen noodzakelijk. Er is aanvullende financiering nodig voor de inrichting van een e-depot.

Bovenvermelde risico’s kunnen mogelijk van invloed zijn op het resultaat. Een frequente afstemming met het bestuur door onze vertegenwoordiger zorgt ervoor dat wij geïnformeerd blijven over de bedrijfsvoering van het Gelders Archief. Tevens is de verwachting uitgesproken dat de ontwikkeling van het E-depot en het hiervoor op te stellen dienstverleningsmodel in goede afstemming met de deelnemers van de regeling plaatsvindt, waarbij ook gekeken wordt naar de regionale ontwikkelingen op het gebied van intergemeentelijke samenwerking op het gebied van bedrijfsvoering. En dat de invoering van het E-depot binnen de gestelde begrotingskaders plaatsvindt en niet mag leiden tot een verhoging van de lumpsum en/of andere bijdragen vanuit Rheden.